Le contrôle d’accès en espace de coworking, ou comment simplifier les entrées et sorties du bâtiment.

Coworking, créer et gérer son espace #06

Bien souvent, les espaces de coworking sont ouverts 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Alors, comment faire pour ne pas être présent en permanence pour l’accueil ? Comment choisir la meilleure solution d’accès à son coworking ?

Très simple ! Plusieurs solutions s’offrent à vous pour l’accès à votre espace de coworking. Mais attention, toutes ces solutions impliquent un certain niveau de confiance que vous accorderez à vos coworkers. La confiance n’excluant pas le contrôle, pensez à mettre en place des solutions de sécurité comme la vidéo surveillance. Mais revenons à nos accès et à vos différentes options, de la plus basique à la plus techno. 

Accès coworking par clé

Une clé pour chacun des coworkers

Vous en verrez vite la contrainte et les risques (perte, prêt). Ce type d’accès est à réserver aux très petits espaces de coworking. 

… ou une clé dans une boîte à l’entrée avec un code

Attention à ce que vos coworkers n’oublient pas de remettre la clé dans cette boite et ne l’emportent chez eux par inadvertance ! Et dans ce cas, il vous faudra gérer la clé ET le code de la boîte !

Un code ou un QR code

À renouveler régulièrement (idéalement à chaque départ) et donc retransmettre à chacun… à chaque fois.

Pour les QR Code et tout comme le système à code, attention à ce que chaque QR code soit nominatif. À renouveler régulièrement, car il est facilement partageable. 

Accès coworking par code ou QRCode
Accès coworking par badge

Un système par badge

Chaque coworker possède son propre badge. Ce système est très pratique et a fait ces preuves, mais il à le gros inconvénient d’avoir une logistique une peu lourde à mettre en place : activation des badges par boitier, pertes, casses, etc.
Son principale avantage est le sentiment d’appartenance qu’il peut procurer à vos coworkers. Un peu comme une carte de fidélité. 

Un système commandé par smartphone

Le meilleur compromis. La meilleure solution que j’ai pu voir en fonctionnement. L’alternative plus techno que le badge et donc un peu plus coûteuse, mais facilement traçables et avec des autorisations personnalisables à la volée. C’est le système que nous privilégions pour la connexion avec notre application Tydeck. Cela nous permet de créer les comptes et d’activer ou désactiver les droits en fonction de l’entreprise et du contrat de chaque client. 

Accès coworking par smartphone
Contrôle d'accès à l'espace par empreinte digitale

Un système par empreinte digitale

Génial, mais très coûteux et beaucoup trop intrusif pour vos coworkers. 

Quel que soit le système que vous choisirez, l’essentiel est de pouvoir le piloter de manière fluide au quotidien. Ne sous-estimez pas le nombre de créations de comptes, de désactivation, de corrections que vous aurez à faire toutes les semaines. Un badge perdu, il faut le refaire et le paramétrer. Un départ ou une arrivée ? Autant d’opérations (sans grande valeur ajoutée) que vous devrez réaliser tout au long de votre semaine.

La solution ultime…

Votre logiciel de gestion est connecté à votre système de contrôle d’accès.

L’intégralité des actions est effectuée directement par le logiciel. Vous créez un nouveau client ? Son compte est automatiquement créé sur votre contrôle d’accès et les droits d’ouverture de porte dont il a besoin sont configurés sans erreurs. Vous n’avez plus qu’à aller prendre un café avec lui ! C’est spécifiquement pour automatiser genre de tâches répétitives sans valeur ajoutée que nous avons conçu Tydeck.

En intégrant des solutions tels que Welcomr ou IdCapt, Tydeck peut simplifier la gestion des droits pour chaque coworker… sans aucune intervention de votre part ! 


Contactez-nous sur bonjour@tydeck.io pour plus d’info.


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