Open space et bruit : comment gérer au mieux

L’open space c’est le bon plan de ces dernières décennies pour les entreprises. Economie, rentabilité et efficacité. Qui savait qu’en soustrayant (des murs) on pouvait gagner autant, d’argent ? « La collaboration est la clé ! », nous ont dit les inventeurs de l’open space. Les salariés ne parleront-il pas et créeront-il une alchimie humaine inimitable et à l’efficacité redoutable ? Sauf erreur de ma part, aujourd’hui on ne peut imaginer l’open space sans le brouhaha qui le caractérise. Tout s’entend et tout se sait. Mais que faire ? Nous n’allons tout de même pas le vider ? Débarrassé de ses occupants, l’open space ressemble plutôt à un mauvais film d’horreur en attente de zombies, vous ne trouvez pas ?

Parlons décibels, ragots et bruit de fond !

L’open space est devenu l’agora de l’entreprise puisque ni l’espace d’accueil, ni les espaces communs ne remplissent totalement ces missions et avec cet agora, viennent tous les avantages et les travers d’une place publique.

Les yeux dans les yeux ou les limites de l’intimité

Trop de contact tue le contact ? Nez à nez avec ses collègues on se sent vite scruté, étudié, épié. Donner son avis ou passer un coup de téléphone important à un client, revient parfois à se confronter au jugement de nos voisins de bureaux. Plus de bruit que de besogne !

Selon une étude réalisée par Ethan S. Bernstein et Stephen Turban, professeurs à Harvard, l’open space aurait tout compte fait un effet d’isolement. Il entraîne même une baisse des interactions de l’ordre de 70 % entre des collaborateurs. D’une part les salariés se replient dans des espaces plus privatifs, la cuisine, les toilettes et les bruits de couloirs vont bon train. On voit alors des collègues qui disparaissent aux toilettes et ne reviennent qu’une heure plus tard ou encore des pauses clopes dans le parking façon Fight Club !

D’autre part les collaborateurs ont recours à leurs smartphones au creux de leur main et à l’écran de leur ordinateur : on parle d’une hausse de 56 % des mails et 67 % des messages instantanés. « Quoi ? Vous n’êtes pas sur Slack ? », l’indignation n’a jamais sonné aussi vraie. D’autant plus révélateur, l’étude a trouvé que la « mise en copie » a également augmenté de 41 %, il faut bien que les choses se sachent.

La condition humaine en open space

Quand la convivialité est au rendez-vous, entre petites discussions du matin sur la série de la veille et les débats pour savoir où déjeuner, dans l’open space nul homme ou femme ne peut se la jouer perso. Bavardages, rires et regards entendus, l’alchimie de l’humain est en pleine ébullition. Pas seulement des conversations, mais des sons agaçants participent à ce bruitage intempestif. À 11h, une collègue croque sa pomme jusqu’au trognon, à 15h le stagiaire farfouille frénétiquement dans son tiroir en bazar ou le directeur commercial à 17h passe ses coups de fils comme s’il était au bord de sa piscine privative. Cela dit, vous pourriez baisser d’un ton ? On ne s’entend plus réfléchir ici ! Et oui nul n’échappe à ces petits désagréments, compagnons de route de la convivialité. 

Les interactions peuvent être aussi motivantes, inspirantes et productives que perturbantes, irritantes et pousser à l’évitement. C’est là où l’humain entre en jeu : faire preuve d’humour, proposer une alternative pour faire poliment comprendre le dérangement. C’est avant tout une belle leçon de vie que de devoir cohabiter avec un voisin de bureau aux habitudes contraires des nôtres. On peut aussi développer la connivence avec d’autres collègues, également gênés par le bruit. Mais qu’on se le dise : un open space trop silencieux ne donne rien qui vaille. 

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Au grand air de l’open space

Extraverti ou ayant besoin des retours des uns et des autres, vous vous épanouirez certainement dans un open space à la bande sonore enflammée. Balancer des idées, faire des blagues, la collaboration c’est la magie de l’humain non ? Alors oui, du vacarme vous en voulez ! Mais votre voisin lui, beaucoup moins. D’ailleurs, il tire une tronche si longue ce matin, qu’elle commence à vous agacer. Et si vous preniez le large (vers un autre bureau par exemple) pour mieux revenir vers lui quand il sera disponible ? Le bruit et le flex office font bon ménage. Pouvoir se lever pour s’éloigner d’une distraction est un aussi grand soulagement que de pouvoir s’entendre réfléchir. Le flex office c’est compliqué ? Pourquoi ne pas instaurer une rotation régulière des places tous les mois ? 

Mur anti-bruit mode d’emploi :

• Traitez l’open space comme une grande colocation de professionnels, instaurez-y des règles de vie pour éviter l’effet auberge espagnole.
• Misez sur l’humour pour diluer les tensions.
• Utilisez des clés visuelles : comme à l’hôtel ou dans l’avion, proposez des petits écriteaux « Ne pas déranger », « Silence ! » ou carrément « Fuck the buzz ».
• Orientez les beaux parleurs vers les espaces de convivialité s’il y en a.

Avec les décibels, l’agacement des uns et des autres grimpe. Tout le monde est humain, imparfait et plein de petites manies. Pour un aménagement des bureaux plus agréable pour tous, impliquez les managers, apprenez à connaître les préférences des uns et des autres. S’il y a bien une loi de la jungle, celle de l’open space est encore à établir !

L’open space, c’est l’âme de l’entreprise

L’aménagement de l’espace dans l’entreprise est un symbole de sa culture. Bien souvent trois grandes typologies d’espaces définissent cette culture : l’espace d’accueil, les open space ou bureaux cloisonnés et les espaces communs.

La solution idéale est très simple à mettre en œuvre, mais complexe à faire vivre tant les paramètres sont dépendants de l’état d’esprit des personnes qui le font vivre et l’utilisent.

Première étape redéfinir la fonction première de chaque espace :

• L’espace d’accueil qui doit permettre d’accueillir, pas uniquement de façon statutaire mais surtout de manière conviviale. Il doit permettre la première rencontre, faciliter la « poignée de main ». Arrêtons ces espaces vides avec une hôtesse derrière son desk qui s’ennuie à mourir et ne peux le cacher ou encore la vieille croûte suspendue au mur qui ne fait que rebuter les visiteurs !
• Les espaces communs qui doivent permettre le travail collectif, la pause, l’échange, le dynamisme, l’émergence d’idée, l’émulation, la stimulation. Ils doivent être aussi variés que les typologies de travail exercées par les collaborateurs (alcôves, bar à boissons, salles de réunions, espace de coworking, etc.)
• L’open space qui est un espace de travail personnel, calme, non bruyant, c’est un espace de production.

C’est en redéfinissant les fonctions de chaque espace que l’open space prendra son vrai sens et sera un espace efficace et productif et non pas un espace d’isolement à fuir dès que l’on peut.