Deux espaces, et déjà trois fois plus de questions
Avec un seul espace, un tableur et un logiciel de facturation suffisent presque. Avec deux, les questions arrivent d'un coup : ce client qui veut un poste ici et une salle là-bas, cette facture à émettre au nom de la bonne société, ce responsable de site qui ne doit pas voir les chiffres de l'autre, et vous, qui voulez comparer les deux espaces sans ressaisir des exports le dimanche soir.
Notre livre blanc le dit dès le chapitre sur le pilotage financier : les indicateurs d'un espace doivent être disponibles en temps réel, sans heures de consolidation. Dans un réseau, cette exigence double à chaque ouverture. C'est pour ça que le multi-sites n'est pas chez Tydeck une option ajoutée après coup, mais la façon dont le logiciel est construit : un opérateur possède un ou plusieurs espaces, et tout le reste se rattache à l'un ou à l'autre.
Comment gérer un membre qui travaille sur plusieurs de vos espaces ?
Un membre de votre espace de Bordeaux peut réserver une salle à Mérignac, acheter un pass journée à Pessac ou y accéder avec le même badge. Sa fiche est unique dans le réseau : vous ne créez pas un deuxième compte, vous ne ressaisissez rien.
Ce qui reste propre à chaque espace, ce sont les crédits de salles de réunion : un carnet acheté à Bordeaux se consomme à Bordeaux. Pour réserver ailleurs, le membre utilise des crédits de cet espace ou achète directement sa réservation. Chaque site garde ainsi la maîtrise de sa salle et de son chiffre d'affaires, et le membre, lui, garde un seul compte et un seul moyen d'ouvrir les portes.
Ce qu'un logiciel multi-sites doit centraliser, et ce qu'il doit laisser à chaque espace
Centralisé au niveau du réseau
- Un seul compte opérateur, une seule connexion
- Une base clients commune : une entreprise, une fiche, où qu'elle soit hébergée
- Les contrats et devis, signés en ligne
- Les équipes et leurs droits, espace par espace
- Le tableau de bord consolidé du réseau
- Le catalogue de vente en ligne du réseau, sur un seul site web
Propre à chaque espace
- Horaires, plan, salles et zones
- Offres et tarifs : chaque espace fixe les siens
- La facturation, la numérotation et la comptabilité, parce que l'espace peut être une société distincte
- Le fournisseur de contrôle d'accès (Welcomr ou Salto KS, au choix de chaque site)
- Le tableau de bord de l'espace
- Les crédits de salles de réunion
Ce découpage n'est pas une limite : ouvrir un troisième espace, c'est créer un espace de plus dans le même compte, avec ses propres tarifs et sa propre facturation, pas migrer vers un autre outil.
Une entreprise cliente, deux espaces du réseau sur la même fiche
Un réseau, plusieurs sociétés : comment facturer chaque espace ?
C'est le point que les comparatifs oublient. Un réseau de trois espaces, ce sont souvent trois sociétés : trois numéros de SIREN, trois comptabilités, trois experts-comptables parfois. Un logiciel qui « consolide la facturation » en une seule séquence de factures crée alors un problème comptable à chaque clôture.
Dans Tydeck, chaque espace émet ses propres factures, avec sa propre numérotation, au nom de sa propre entité, et tient sa propre comptabilité, avec son export FEC. Les factures sortent au format Factur-X et transitent par Iopole, plateforme agréée par la DGFiP, pour la facturation électronique obligatoire : chaque société du réseau est conforme séparément, comme l'exige la réglementation. Les paiements par carte et par prélèvement SEPA suivent la même logique, espace par espace.
Et au-dessus, vous gardez la vue d'ensemble : le chiffre d'affaires du réseau, les impayés par site, les contrats qui arrivent à échéance, sans ouvrir trois comptabilités.
→ La facturation et la facturation électronique dans Tydeck
Les factures d'un réseau dans Tydeck : un onglet par espace, une numérotation par espace
Comment comparer l'activité de vos espaces ?
Le tableau de bord consolidé présente le réseau en une page : occupation, chiffre d'affaires, contrats et mouvements de membres, espace par espace et en total. Chaque espace garde son propre tableau de bord, le même que celui d'un espace unique.
C'est ce qui permet de répondre aux questions qu'un réseau se pose chaque mois : quel site a le meilleur taux d'occupation, lequel perd des membres, où les salles de réunion sont-elles sous-utilisées. Les indicateurs sont ceux que nous décrivons dans notre article sur le taux d'occupation d'un espace de coworking, lus à l'échelle du réseau.
Le tableau de bord d'un réseau : tout le réseau, puis chaque espace
Qui voit quoi : les droits par espace
Un responsable de site ne voit que son espace, avec les droits que vous lui donnez : accueil, facturation, réservations. Un gérant de réseau voit tout. Entre les deux, vous composez : une assistante qui gère la facturation de deux espaces sur trois, un commercial qui voit les contrats de tout le réseau sans toucher aux factures.
Chaque espace choisit aussi son fournisseur de contrôle d'accès. Un même compte d'accès peut ouvrir plusieurs sites, ce qui règle la question du membre itinérant sans multiplier les badges.
Combien coûte un logiciel pour plusieurs espaces ?
Chez Tydeck, chaque espace a son abonnement, choisi selon son nombre de postes, et la gestion multi-espaces est incluse dès la formule Pro. À partir de deux espaces, nous établissons un devis réseau, avec une remise qui dépend du nombre d'espaces et de leur typologie. Les formules sont détaillées sur la page tarifs.
Les éditeurs ne comptent pas tous de la même façon : certains facturent par site, d'autres remisent le deuxième et le troisième, d'autres réservent le multi-sites à une formule supérieure ou à un devis. Nous avons mis les grilles publiques côte à côte dans notre comparatif des logiciels de gestion de coworking, avec une ligne « multi-sites » pour chaque éditeur. Un réseau de trois espaces ne coûte pas toujours trois fois le prix d'un espace, mais parfois si : faites le calcul avec vos propres chiffres.
Les 8 questions à poser en démo quand on gère plusieurs espaces
Ce sont celles qu'un gérant de réseau devrait poser à tout éditeur, nous y compris. Nos réponses, en face.
- Mes espaces sont-ils gérés depuis un seul compte ? Oui : un compte opérateur, un sélecteur d'espace.
- Chaque espace peut-il avoir ses propres offres et tarifs ? Oui, et un catalogue commun pour la vente en ligne sur un seul site.
- Un membre d'un site peut-il réserver ou entrer dans un autre ? Oui, avec une seule fiche et un seul badge ; les crédits de salles restent propres à chaque espace.
- Chaque espace peut-il facturer au nom de sa propre société ? Oui : numérotation, comptabilité, export FEC et facturation électronique par espace.
- Puis-je comparer mes sites sans export ? Oui : tableau de bord consolidé et tableau de bord par espace.
- Un responsable de site peut-il ne voir que son espace ? Oui, droits par espace et par rôle.
- Puis-je mélanger les fournisseurs de contrôle d'accès ? Oui, un fournisseur par espace ; un même compte d'accès peut ouvrir plusieurs sites.
- Que se passe-t-il quand j'ouvre un espace de plus ? Un espace de plus dans le même compte, et un devis réseau mis à jour.
Ils gèrent un réseau avec Tydeck
Chaque mois, plus de 3 000 factures sont émises depuis Tydeck par des espaces de coworking et de bureaux opérés, en France métropolitaine et outre-mer, en Factur-X et chacune au nom de la société de l'espace qui l'émet. C'est à cette échelle que la facturation par espace et la vue consolidée du réseau sont éprouvées au quotidien.